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Lösung

KI-Wissensdatenbank: Ihre Dokumente, per Chat befragbar

Handbücher, Arbeitsanweisungen, Preislisten und Ticket-Historien liegen in Ordnern, in SharePoint und in Postfächern. IntegrationBuddy überführt sie in eine Wissensdatenbank, die Ihre Mitarbeitenden in natürlicher Sprache befragen. Jede Antwort nennt ihre Quelle.

Termin vereinbaren So entsteht sie
IntegrationBuddy · WissensdatenbankBeispiel

Welche Schutzausrüstung braucht der Wareneingang beim Umgang mit Lösungsmitteln?

Laut Arbeitsanweisung Wareneingang, Abschnitt 3.2: chemikalienbeständige Handschuhe, Schutzbrille und geschlossene Schuhe. Bei geöffneten Gebinden zusätzlich Atemschutz nach Sicherheitsdatenblatt Abschnitt 8.

Quellen: Arbeitsanweisung_Wareneingang_v4.docx, S. 3 · Sicherheitsdatenblatt.pdf, S. 6

Das Problem

Das Wissen ist da. Es ist nur an Personen und Ordner gebunden.

Die aktuelle Preisliste kennt eine Person. Die Arbeitsanweisung liegt in einer Version von 2023 im Laufwerk und in einer neueren im Postfach. Wer neu ist, fragt Kollegen. Wer lange da ist, wird gefragt. Beides kostet jeden Tag Arbeitszeit, und wenn jemand geht, geht das Wissen mit.

So entsteht die Wissensdatenbank

Vier Schritte, mit einer Prüfung durch Menschen

Kein Dokument gelangt ungeprüft in die Wissensdatenbank. Zwischen Hochladen und Befragen steht eine Freigabe, bei der wir oder Ihre Admins sehen, was das System aus dem Dokument gemacht hat.

  1. 01

    Hochladen

    Ihre Admins laden Dokumente im Kundenportal hoch. PDF, Word, Text, Bilder und Scans. In der Einführung übernehmen wir das gemeinsam mit Ihnen.

  2. 02

    Prüfen und freigeben

    Im Freigabe-Portal steht links das Original, rechts der erkannte Text in Abschnitten. Fehler lassen sich korrigieren, bei Scans wird die Texterkennung geprüft. Erst die Freigabe schreibt in die Wissensdatenbank.

  3. 03

    Zerlegen und einbetten

    Das Dokument wird in thematische Abschnitte und kleinere Teilabschnitte zerlegt. Das passiert lokal auf Ihrem Server. Anschließend werden die Abschnitte für die Suche mathematisch abgebildet und in Ihrer Datenbank gespeichert.

  4. 04

    Fragen

    Mitarbeitende fragen in der Windows-App oder auf dem iPhone. Das System sucht die passenden Abschnitte, das Sprachmodell formuliert die Antwort und nennt Dokument und Stelle.

Was die Wissensdatenbank kann

Antworten mit Quelle, Berechtigungen, und sie lernt dazu

  • Quelle in jeder Antwort

    Die Antwort nennt Dokument und Stelle. Das Sprachmodell antwortet auf Basis der gefundenen Abschnitte Ihrer Dokumente, nicht aus dem Internet.

  • Wer sieht was

    Dokumente gehören zu Gruppen wie Vertrieb, Lager oder Entwicklung. Mitarbeitende sehen nur ihre Gruppen, Vorgesetzte auf Wunsch alles. Berechtigungsänderungen werden protokolliert.

  • Lernt aus gelösten Problemen

    Hat ein Mitarbeitender ein Problem im Chat gelöst, kann er die Lösung mit einem Klick auf „Problem gelöst“ für Kollegen speichern. Das System fasst das Gespräch zusammen und nimmt es auf. Nur nach aktiver Bestätigung, nie automatisch.

  • Bleibt aktuell

    Ein Dokument neu hochladen ersetzt alle seine Abschnitte vollständig. Keine veralteten Reste, keine doppelten Antworten.

Technik in einem Absatz

Für die IT-Abteilung

IntegrationBuddy arbeitet nach dem Prinzip Retrieval-Augmented Generation: Ihre Dokumente werden in Abschnitte zerlegt, für die Suche indexiert und in Ihrer eigenen Datenbank gespeichert. Bei einer Frage sucht das System die passenden Abschnitte und übergibt nur diese zusammen mit der Frage an ein Sprachmodell bei einem deutschen Anbieter. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz auf dem eigenen Server oder im Haus. Architektur, Schnittstellen und eingesetzte Komponenten beschreiben wir in einem technischen Design-Dokument, das Sie unter Vertraulichkeitsvereinbarung erhalten.

Datenfluss, Hosting und Datenschutz im Detail

Aus der Praxis

Pilotbetrieb bei einem Vermessungsunternehmen im Siegerland

Ein kleines Team aus Geschäftsführung, Büro und Vermessungstechnik nutzt IntegrationBuddy im Pilotbetrieb. Im Mittelpunkt steht die Büroarbeit: Angebote, Rechnungen und Stundenzettel entstehen als Gespräch im Chat und kommen als fertiges PDF heraus, ohne Vorwissen über Vorlagen oder Software. Die Wissensdatenbank liefert dazu die Grundlagen aus den eigenen Unterlagen. Der Pilot läuft mit Rückmeldungen aus dem Alltag, aus denen unsere Funktion „Problem gelöst“ entstanden ist.

Häufige Fragen

Was Interessenten uns fragen

Welche Dokumente kann die Wissensdatenbank aufnehmen?

PDF-Dateien, Word-Dokumente, Textdateien und Bilder oder Scans mit Texterkennung. Bei Scans entscheidet die Prüfung im Freigabe-Portal, ob der erkannte Text gut genug ist. Handschrift ist nur eingeschränkt lesbar, das prüfen wir am konkreten Dokument.

Woher weiß ich, dass eine Antwort stimmt?

Jede Antwort nennt das Dokument und die Stelle, aus der sie stammt. Die Antwort stützt sich auf die gefundenen Abschnitte Ihrer eigenen Dokumente. Wer nachlesen will, kann es sofort.

Was passiert, wenn sich ein Dokument ändert?

Sie laden die neue Version hoch. Beim erneuten Hochladen werden alle Abschnitte des alten Dokuments vollständig ersetzt, es bleiben keine veralteten Reste in der Wissensdatenbank.

Sehen alle Mitarbeitenden alle Dokumente?

Nein. Dokumente werden Gruppen zugeordnet, zum Beispiel „Vertrieb“ oder „Lager“. Mitarbeitende sehen nur die Dokumente ihrer Gruppen. Vorgesetzte können eine Vollzugriff-Kennzeichnung erhalten. Jede Änderung an Berechtigungen wird protokolliert.

Müssen Mitarbeitende geschult werden?

Nein. Die Oberfläche ist ein Chat: Frage eintippen, Antwort lesen. Es gibt keine Suchsyntax und keine Menüs, die man lernen muss. Das ist eine bewusste Entwurfsentscheidung.

Wo liegen unsere Daten?

In Ihrer eigenen Instanz: eigene Datenbank, eigener Server oder bei Ihnen im Haus. Details, auch dazu, welche Daten an das Sprachmodell gehen, stehen auf der Seite Datenschutz und Hosting.

Bringen Sie ein echtes Dokument mit.

30 Minuten Gespräch. Wir laden eines Ihrer Handbücher hoch und Sie stellen die erste Frage selbst.

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